Prijatá pošta - Pošta

Nahrávanie prijatej pošty

K zápisu prijatej pošty zvoľte voľbu Pošta - Prijatá pošta cez Ctrl+N alebo použitím ikony 'Pridať' , otvoríte formulár:

Formulár naplníte základnými údajmi o Prijatej pošte. Záznam zapíšete použitím CTRL+S alebo použitím akcie na lište vľavo Zapísať.

Povinné polia otvoreného formulára, ktoré budete nahrávať môžete rozlíšiť farebným nastavením povinných polí v základných nastaveniach programu.

--- Prijatá pošta --- časť obsahuje základné údaje o prijatej pošte

• Podacie číslo - automaticky doťahované číslo z číselného radu definovaného v module Logistika. Kód číselného radu je potrebné zadefinovať v okne Nastavenia - Pošta - Nastavenie kódu číselného radu pre číslovanie odoslanej pošty (RSD_KOD_CISELNY_RAD_O) a Nastavenie kódu číselného radu pre číslovanie prijatej pošty ( RSD_KOD_CISELNY_RAD_P) a následne potom zadefinovať v module Logistika.

• Rok - doplní sa automaticky, je to povinný údaj
• Typ zásielky - výber typu zásielky z číselníka "Typu zásielky" je to povinný údaj
• Druh dokumentu - výber typu zásielky z číselníka "Druhu dokumentu",je to povinný údaj
• Vaša značka - vaša značka jednania , je to nepovinný údaj
• Dátum prijatia - dátum prijatia pošty, je to povinný údaj
• Poštu zapísal - automaticky sa dopĺňa meno prihláseného používateľa

--- Detaily --- obsahuje doplňujúce údaje o prijatej pošte

• Priradenie oddeleniu - je to povinný údaj, vyberiete oddelenie, ktorému je prijatá pošta priradená
• Priradenie zamestnancovi - je to nepovinný údaj
• Prijaté dňa - doťahuje systémový dátum, je to povinný údaj, údaj je editovateľný v prípade potreby
• Dátum vybavenia - údaj je nepovinný
• Stručný obsah - stručne zapísať obsah prijatej pošty, nepovinný údaj

--- Odosielateľ --- časť obsahuje údaje o odosielateľovi pošty

• Firma - firmu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre firmy
• Osoba - osobu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre osoby
• IČO - je možnosť nahrávať firmu len zápisom IČO firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Interný kód - je možnosť nahrávať firmu len zápisom interného kódu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Názov - je možnosť nahrávať firmu výberom názvu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Adresa *Ulica *Číslo orientačné *Číslo súpisné *PSČ *Mesto - adresa bude automaticky doplnená po nahratí ostatných údajov o firme alebo osobe, ak nie , tak adresa nebola nahratá k firme alebo osobe v "číselníkoch firiem" alebo v "číselníkoch osôb" a treba ju do číselníkov dopísať.

--- Voliteľný údaj --- K evidencii prijatej pošty, tak ako k ostatným evidenciám je možné pridať priamo do editačného formulára aj možnosť vypĺňania voliteľných údajov. Postup pridávania voliteľných údajov nájdete v časti Spoločné číselníky - Voliteľný údaj k evidencii.

Dodávateľské faktúry

Dodávateľské faktúry sa nahrávajú pridaním nového záznamu v prijatej pošte, prepnutím do voľby Prijatá pošta - Dodávateľské faktúry, kde nahráte základné údaje hlavičky faktúry.

Fungovanie prepojenia Pošty s faktúrami je možné nastaviť dvomi spôsobmi - nastavenie je závislé od setupovej hodnoty RSD_ZALOZ_HFA - Automatické nahrávanie hlavičky došlej faktúry v došlých faktúrach z pošty:

• Ak je setupová hodnota nastavená, znamená to, že počas nahrávania pomocou voľby Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra sa vytvorí zápis priamo do evidencie dodávateľských faktúr - vytvorí sa hlavička faktúry.
• Alebo faktúra sa nezapíše automaticky, ale väzbu sa vytvára dodatočne len po použití akcie prepoj RSD, ktorá sa nachádza vo evidencii dodávateľských faktúr.

Automatické nahratie hlavičky dodávateľskej faktúry priamo z evidencie Prijatá pošta

Je možnosť nahrávať hlavičky dodávateľských faktúr automaticky priamo z modulu Pošta Spin2 do Fakturácie Spin2, ak existuje nastavenie v nastaveniach programu.

Po nahratí a zápise faktúry v module Pošty v časti "Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra" sa zapíše do modulu Logistika - fakturácia, kde sa zobrazí v Dodávateľských faktúrach.

Po zápise nahratého záznamu v Pošte sa záznam pre ďalšiu editáciu zmrazí a nemôže sa meniť. Všetky ďalšie údaje Dodávateľskej faktúry sa v prípade potreby dohrajú/opravia priamo v evidencii Dodávateľských faktúr.

Položky Dodávateľskej faktúry je možné doplniť ručne alebo je možné využiť setup F_FA_COPY_PFA_FA2 ( hodnota 1), ktorý umožní kopírovať položky z inej faktúry. V prípade zapnutia daného setupu pribudne akcia Kopírovanie položiek z inej faktúry v okne Dodávateľská faktúra, Položky. Stlačením danej akcie sa zobrazí okno na výber faktúry, z ktorej sa majú nakopírovať položky faktúry.

Pri používaní automatického prenosu dodávateľských faktúr z pošty do fakturácie sa exportuje aj typ daňového dokladu , ktorý uvidíte po otvorení faktúry k editovaniu vo fakturácii.

Typ daňového dokladu sa prenesie len v prípade, že firma je platcom DPH a súčasne daňový doklad je s DPH.

Prijatá pošta - úprava v zadávaní údajov časti Faktúra - od verzie 15.03.16:

• Pri evidencii Dodávateľskej faktúry alebo Dodávateľskej zálohovej faktúry pribudla voľba Spôsob úhrady. Štandardne je predplnená hodnotou Prevodný príkaz a možno ju zmeniť. Následne sa povinnosť vyplnenia poľa Bankové spojenie orientuje podľa zadania setupových hodnôt (v Logistike - SPIN1) - ak je nastavený setup F_BU_POVINNY na hodnotu 1, tak aj hodnota Bankové spojenie bude povinná. Výnimkou sú spôsoby úhrady, ktoré môžu byť vymenované v ďalšej setupovej hodnote F_BU_NEPOVINNY_SPOSUHR. Štandardne je tam určený spôsob úhrady Hotovosť - užívateľsky môžu byť aj iné. Pre tieto spôsoby úhrady bude Bankové spojenie nepovinné.

Dodatočné zväzbenie záznamu Pošty s Dodávateľskou faktúrou

• Pre dodatočný export alebo pre vytvorenie väzby medzi existujúcou dodávateľskou faktúrou záznamom v module Pošta, je potrebné aby užívateľ nahral hlavičku dodávateľskej faktúry do fakturácie a po nahratí dodávateľskej faktúry a použití akcie sa vytvorí väzba s dod. faktúrou v module Pošta. Pre vytvorenie väzby je potrebné mať nastavenú setupovú hodnotu F_FD_RSD_PREPOJ (hodnota 1) v module Logistika.

Týmto spôsobom je možné vytvárať aj väzbu, ak bol dodatočne nahratý dokument a priložený v časti "e-dokumenty".

• Väzba prebieha cez číslo faktúry, názov firmy,fakturovanú sumu alebo po použití tlače z logistiky cez ikonu viacnásobná priama tlač alebo prostredníctvom akcie v module SOF.

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zvoľte voľbu Prijatá pošta - Dodavateľská faktúra . Kliknutím na ikonu sa nahrávajú Dodávateľské faktúry a Dodávateľské faktúry zálohové.

Po kliknutí na ikonu Upraviť sa otvorí formulár v ktorom budete môcť upraviť položky Dodávateľských faktúr:

Náš tip: Evidencia prijatej pošty umožňuje mať nastavené samostatné workflow pre schvaľovanie dokladov (v takomto prípade je počas evidencie údajov pre faktúru aktívna voľba Scenár schvaľovania. V prípade, máte záujem o nastavenie tohto workflow, kontaktujte svojho konzultanta.

Dodávateľské faktúry zálohové

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zálohovej zvoľte voľbu a prepnite sa do výberu Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra zálohová. Po kliknutí na ikonu Pridať sa Vám otvorí formulár, do ktorého budete nahrávať položky Dodávateľských faktúr zálohových.

Nahrávanie a väzba s fakturáciou funguje pri zálohových faktúrach rovnako ako pri nahrávaní dodávateľskej faktúry.

Pošta spolu

Po nahraní prijatej pošty, celkom nahratú poštu zobrazíte prepnutím na Pošta spolu.

Presun do evidencie

Táto možnosť už nie je v programe podporovaná. Používala sa akcia Presuň, ktoré je od verzie 16.6 odstránená - dôvodom je komplikovná a rôzna štruktúra dokladov v jednotlivých evidenciách.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

K prepojeniu a zobrazeniu priloženého "E-dokumentu" v module pre fakturáciu, ktorý bol priložený k záznamu dodávateľskej faktúry v pošte slúži taktiež akcia " RSD - Pošta", ktorou sa doplnia údaje vo fakturácii pre "E dokumenty".

Preberací protokol alebo Podpisová zostava pre prijatú poštu.

• Zostava k podpisovaniu doporučenej pošty definovaná cez Vlastnosti stĺpcov
• Zostava k podpisovaniu doporučenej pošty definovaná cez Jasper

Popis ako si vytvoriť obe tieto zostavy nájdete v Pracovných postupoch pre modul Pošta.

Oddelenie - Nepovinno/Povinný údaj

Od verzie 22.6.fix3 v prípade, že užívateľ nepotrebuje evidovať pole Priradené oddeleniu v Prijatej pošte alebo Zaslalo oddelenie v Odoslanej pošte, je možné toto povinné pole za pomoci setupov vypnúť

V okne Nastavenia - Pošta - Základné parametre pribudli 2 setupy:

- RSD_ODDELENIE_POVINNE - Oddelenie je povinné; hodnota Ano/Nie, default: Ano

- RSD_ODDELENIE_DEFAULT - Preddefinované oddelenie pre poštu; hodnota: Kod_oddelenia podla ciselnika; default: ziadny

RSD_ODDELENIE_POVINNE - Oddelenie je povinné; hodnota Ano/Nie, default: Ano:

- Default hodnota v prípade uvedeného setupu je nastavené na hodnotu Ano, čo znamená, že v oboch prípadoch aj v Prijatej aj v Odoslanej pošte budú dané polia povinné. V prípade, že užívateľ nechce, aby pole Priradené oddeleniu / Zaslalo oddelenie bolo povinné, je potrebné odčiarknúť daný setup. V poli Modifikátor je potrebné vybrať hodnotu - Prijata pošta alebo Odoslaná pošta v závislosti od potreby užívateľa.

RSD_ODDELENIE_DEFAULT - Preddefinované oddelenie pre poštu; hodnota: Kod_oddelenia podla ciselnika; default: ziadny:

- Default hodnota pri danom setupe nie je žiadna. To znamená, že ak nie je setup nastavený, v prípade povinného poľa si užívateľ vyberá hodnotu do pola Priradené oddeleniu / Zaslalo oddelenie z vyberača. V prípade, že je setup zadefinovaný, tak systém automaticky dotiahne hodnotu uvedenú v tomto setupe do pola Oddelenie a užívateľ už nemusí vyberať hodnotu z vyberača.

Do hodnoty setupu je potrebné zapísať kód oddelenia.