Prijatá pošta - Pošta

Nahrávanie prijatej pošty

K zápisu prijatej pošty zvoľte voľbu Pošta - Prijatá pošta cez Ctrl+N alebo použitím ikony 'Pridať' , otvoríte formulár:

Formulár naplníte základnými údajmi o Prijatej pošte. Záznam zapíšete použitím CTRL+S alebo použitím akcie na lište vľavo Zapísať.

Povinné polia otvoreného formulára, ktoré budete nahrávať môžete rozlíšiť farebným nastavením povinných polí v základných nastaveniach programu.

• Podacie číslo - automaticky doťahované číslo z číselného radu
• Rok - rok sa doplní automaticky, je to údaj povinný
• Typ zásielky - výber typu zásielky z číselníka "Typu zásielky" je to povinný údaj
• Druh dokumentu - výber typu zásielky z číselníka "Druhu dokumentu",je to povinný údaj
• Vaša značka - vaša značka jednania , je to nepovinný údaj
• Priradenie oddeleniu - je to povinný údaj, vyberiete oddelenie, ktorému je prijatá pošta priradená
• Priradenie zamestnancovi - je to nepovinný údaj
• Prijaté dňa - doťahuje systémový dátum, je to povinný údaj, údaj je editovateľný v prípade potreby
• Vybaviť do - údaj je nepovinný
• Stručný obsah - stručne zapísať obsah prijatej pošty, nepovinný údaj
• Firma - firmu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre firmy
• Osoba - osobu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre osoby
• IČO - je možnosť nahrávať firmu len zápisom IČO firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Interný kód - je možnosť nahrávať firmu len zápisom interného kódu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Názov - je možnosť nahrávať firmu výberom názvu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Adresa *Ulica *Číslo orientačné *Číslo súpisné *PSČ *Mesto - adresa bude automaticky doplnená po nahratí ostatných údajov o firme alebo osobe, ak nie , tak adresa nebola nahratá k firme alebo osobe v "číselníkoch firiem" alebo v "číselníkoch osôb" a treba ju do číselníkov dopísať.

Dodávateľské faktúry

Dodávateľské faktúry sa nahrávajú pridaním nového záznamu v prijatej pošte, prepnutím do voľby Prijatá pošta - Dodávateľské faktúry, kde nahráte základné údaje hlavičky faktúry.

Fungovanie prepojenia Pošty s faktúrami je možné nastaviť dvomi spôsobmi:

• Pri nahrávaní dod.faktúr je možnosť priamo automaticky faktúry exportovať po zápise hlavičky do modulu Sof Fakturácia
• Alebo neexportovať faktúry automaticky, ale väzbu vytvárať len po použití akcie prepoj RSD, ktorá sa nachádza vo fakturácii.

Automatické nahratie hlavičky dodávateľskej faktúry do modulu Logistika - fakturácia

Je možnosť nahrávať hlavičky dodávateľských faktúr automaticky priamo z modulu Pošta Spin2 do Fakturácie Spin2, ak existuje nastavenie v nastaveniach programu.

Po nahratí a zápise faktúry v module Pošty v časti "Prijatá pošta dod.faktúra" sa zapíše do modulu Logistika - fakturácia, kde sa zobrazí v Dodávateľských faktúrach.

Po zápise nahratého záznamu v Pošte - dod.faktúrach sa záznam pri možnej opätovnej editácii v časti povinných položiek pre fakturáciu zmrazí a nebude sa dať ďalej editovať.

Všetky ďalšie údaje Dodávateľskej faktúry sa v prípade potreby dohrajú vo Fakturácii.

Pri používaní automatického prenosu dodávateľských faktúr z pošty do fakturácie sa exportuje aj typ daňového dokladu , ktorý uvidíte po otvorení faktúry k editovaniu vo fakturácii.

Typ daňového dokladu sa prenesie len v prípade, že firma je platcom DPH a súčasne daňový doklad je s DPH.

Dodatočné zväzbenie faktúry z modulu Logistika

• Pre dodatočný export alebo pre vytvorenie väzby medzi dod.faktúrou v module Sof a dod.faktúrou v module Pošta, je potrebné aby užívateľ nahral hlavičku dodávateľskej faktúry do fakturácie a po nahratí dodávateľskej faktúry a použití akcie "Prepoj RSD" sa vytvorí väzba s dod. faktúrou v module Pošta .

Týmto spôsobom je možné vytvárať väzbu, ak bol dodatočne nahratý dokument a priložený v časti "e-dokumenty".

• Väzba prebieha cez číslo faktúry, názov firmy,fakturovanú sumu alebo po použití tlače z logistiky cez ikonu viacnásobná priama tlač alebo prostredníctvom akcie v module SOF RSD - Pošta

.

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zvoľte voľbu Prijatá pošta - Dodavateľská faktúra . Kliknutím na ikonu sa nahrávajú Dodávateľské faktúry a Dodávateľské faktúry zálohové.

Po kliknutí na ikonu Upraviť sa otvorí formulár v ktorom budete môcť upraviť položky Dodávateľských faktúr:

Tip, nápoveda Podacie číslo - doplní sa automaticky ďalšie číslo v poradí Rok - napĺňa sa automaticky, ale dá sa editovať, povinná položka Typ zásielky - doplníte typ zásielky Prijaté dňa - automaticky doplní systémový dátum, je možnosť zmeny Číslo došlej faktúry - doplní sa automaticky ďalšie číslo v číselnom rade Fakturovaná suma - suma faktúry OŠ - organizačná štruktúra Firma - Názov firmy Ulica - sídlo firmy - ulica Číslo orientačné - číslo orientačné Číslo súpisné - číslo súspisné PSČ - poštové smerovacie číslo Mesto - mesto, kde firma sídli Poštu zapísal - automaticky doplní meno užívateľa

Dodávateľské faktúry zálohové

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zálohovej zvoľte voľbu a prepnite sa do výberu Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra zálohová. Po kliknutí na ikonu Pridať sa Vám otvorí formulár, do ktorého budete nahrávať položky Došlých faktúr zálohových:

Po nahraní prijatej pošty, celkom nahratú poštu zobrazíte prepnutím na Pošta spolu.

Presun do evidencie

Pri nahrávaní prijatej pošty alebo pre presun do inej evidencie použite akciu:

"Presun", táto akcia slúži na presunutie chybne nahraného záznamudo iného druhu evidencie.

Ak nahráte omylom "prijatú poštu" do "dodávateľskej faktúry" alebo naopak. V takom prípade je možný presun do správnej evidencie použitím tejto akcie s možnosťou doplnenia ostatných položiek , ktoré nahrávaný údaj vyžaduje.

Pri exporte nahrávaného záznamu z prijatej pošty do faktúry sa nedajú doplniť polia vyžadované pri nahrávaní faktúry, ostanú zašednuté. V takomto prípade sa nebudú povinné polia v pošte nahrávať, ale sa nahrá kompletná dod.faktúra vo fakturácii.Použitím akcie "RSD Pošta" vo fakturácii sa zväzbí s tým záznamom , ktorý sa nachádza v pošte.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

K prepojeniu a zobrazeniu priloženého "E-dokumentu" v module pre fakturáciu, ktorý bol priložený k záznamu dodávateľskej faktúry v pošte slúži taktiež akcia " RSD - Pošta", ktorou sa doplnia údaje vo fakturácii pre "E dokumenty".