Prijatá pošta - Pošta
Obsah
Nahrávanie prijatej pošty
K zápisu prijatej pošty zvoľte voľbu Pošta - Prijatá pošta cez Ctrl+N alebo použitím ikony 'Pridať' v ľavej lište 
, otvoríte formulár, ktorý je potrebné naplniť.
Po použití ikony Pridať a otvorení formuláru, tento naplníte základnými údajmi o Prijatej pošte.
Záznam zapíšete použitím CTRL+S alebo použitím akcie na lište vľavo Zapísať.
Povinné polia otvoreného formulára, ktoré budete nahrávať môžete rozlíšiť farebným nastavením povinných polí v základných nastaveniach programu.
Pri nahrávaní prijatej pošty v otvorenom formulári je potrebné nahrať povinné položky okna:
- Podacie číslo - automaticky doťahované číslo z číselného radu
- Rok - rok sa doplní automaticky, je to údaj povinný
- Typ zásielky - výber typu zásielky z číselníka "Typu zásielky" je to povinný údaj
- Druh dokumentu - výber typu zásielky z číselníka "Druhu dokumentu",je to povinný údaj
- Vaša značka - vaša značka jednania , je to nepovinný údaj
- Priradenie oddeleniu - je to povinný údaj, vyberiete oddelenie, ktorému je prijatá pošta priradená
- Priradenie zamestnancovi - je to nepovinný údaj
- Prijaté dňa - doťahuje systémový dátum, je to povinný údaj, údaj je editovateľný v prípade potreby
- Vybaviť do - údaj je nepovinný
- Stručný obsah - stručne zapísať obsah prijatej pošty, nepovinný údaj
- Firma - firmu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre firmy
- Osoba - osobu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre osoby
- IČO - je možnosť nahrávať firmu len zápisom IČO firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
- Interný kód - je možnosť nahrávať firmu len zápisom interného kódu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
- Názov - je možnosť nahrávať firmu výberom názvu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
- Adresa *Ulica *Číslo orientačné *Číslo súpisné *PSČ *Mesto - adresa bude automaticky doplnená po nahratí ostatných údajov o firme alebo osobe, ak nie , tak adresa nebola nahratá k firme alebo osobe v "číselníkoch firiem" alebo v "číselníkoch osôb" a treba ju do číselníkov dopísať.
|
Upozornenie - Dôležité údaje pri nahrávaní firmy :
|
prijatá pošta- pošta
Dodávateľské faktúry
Dodávateľské faktúry sa nahrávajú pridaním nového záznamu v prijatej pošte, prepnutím do voľby Prijatá pošta - Dodávateľské faktúry, kde nahráte základné údaje hlavičky faktúry. Fungovanie prepojenia Pošty s faktúrami je možné nastaviť dvomi spôsobmi:
- Pri nahrávaní dod.faktúr je možnosť priamo automaticky faktúry exportovať po zápise hlavičky do modulu Sof Fakturácia
- Alebo neexportovať faktúry automaticky, ale väzbu vytvárať len po použití akcie prepoj RSD, ktorá sa nachádza vo fakturácii.
Automatický export dod.faktúry do fakturácie
Je možnosť nahrávať Dodávateľské faktúry automaticky priamo z modulu Pošta, automatickým exportom z Pošty Spin2 do Fakturácie Spin2, ak je k tomu prispôsobené nastavenie v základných nastaveniach programu v setupe.
Po nahratí a zápise faktúry v module Pošty v časti "Prijatá pošta dod.faktúra" sa zapísaná faktúra exportuje do modulu Logistika - fakturácia, kde sa zobrazí v Dodávateľských faktúrach.
Po zápise nahratého záznamu v Pošte - dod.faktúrach sa záznam pri možnej opätovnej editácii v časti povinných položiek pre fakturáciu zmrazí a nebude sa dať ďalej editovať.
Všetky ďalšie povinné údaje Dodávateľskej faktúry sa v prípade potreby dohrajú vo Fakturácii.
Pri používaní automatického exportu dodávateľských faktúr z pošty do fakturácie sa exportuje aj typ daňového dokladu , ktorý uvidíte po otvorení faktúry k editovaniu vo fakturácii.
Typ daňového dokladu sa prenesie len v prípade, že firma je platcom DPH a súčasne daňový doklad je s DPH.
Dodatočné zväzbenie faktúry v SOF
- Pre dodatočný export alebo pre vytvorenie väzby medzi dod.faktúrou v module Sof a dod.faktúrou v module Pošta, je potrebné aby užívateľ nahral hlavičku dodávateľskej faktúry do fakturácie a po nahratí dodávateľskej faktúry a použití akcie "Prepoj RSD" sa vytvorí väzba s dod. faktúrou v module Pošta .
Týmto spôsobom je možné vytvárať väzbu, ak bol dodatočne nahratý dokument a priložený v časti "e-dokumenty".
- Väzba prebieha cez číslo faktúry, názov firmy,fakturovanú sumu alebo po použití tlače z logistiky cez ikonu viacnásobná priama tlač alebo prostredníctvom akcie v module SOF RSD - Pošta
.
K nahratiu Dodávateľskej faktúry zvoľte voľbu Prijatá pošta - Dodavateľská faktúra .
Kliknutím na ikonu sa nahrávajú Dodávateľské faktúry a Dodávateľské faktúry zálohové.
Po kliknutí na ikonu Upraviť sa otvorí formulár v ktorom budete môcť upraviť položky Dodávateľských faktúr:
|
Tip, nápoveda
|
Dodávateľské faktúry zálohové
K nahratiu Dodávateľskej faktúry zálohovej zvoľte voľbu a prepnite sa do výberu Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra zálohová. Po kliknutí na ikonu Pridať sa Vám otvorí formulár, do ktorého budete nahrávať položky Došlých faktúr zálohových:
|
|
Tip, nápoveda
|
|
Po nahraní prijatej pošty, celkom nahratú poštu zobrazíte prepnutím na Pošta spolu. |
Presun do evidencie
Pri nahrávaní prijatej pošty alebo pre presun do inej evidencie použite akciu:
|
|
"Presun do inej evidencie", táto akcia slúži na presunutie chybne nahraného záznamudo iného druhu pošty ako sa má nahrať |
|
Ak nahráte omylom "prijatú poštu" do "dod.faktúry" alebo naopak.V takom prípade je možný presun do správnej evidencie použitím tejto akcie s možnosťou doplnenia ostatných položiek , ktoré nahrávaný údaj vyžaduje. |
Pri exporte nahrávaného záznamu z prijatej pošty do faktúry sa nedajú doplniť polia vyžadované pri nahrávaní faktúry, ostanú zašednuté. V takomto prípade sa nebudú povinné polia v pošte nahrávať, ale sa nahrá kompletná dod.faktúra vo fakturácii.Použitím akcie "RSD Pošta" vo fakturácii sa zväzbí s tým záznamom , ktorý sa nachádza v pošte.
E - dokumenty==
Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba "E - dokumenty", ktorá sa nachádza v každom okne pošty .
K prepojeniu a zobrazeniu priloženého "E-dokumentu" vo fakturácii, ktorý bol priložený k záznamu dodávateľskej faktúry v pošte slúži taktiež akcia " RSD - Pošta", ktorou sa doplnia údaje vo fakturácii pre "E dokumenty".
