Prijatá pošta - Pošta

Nahrávanie prijatej pošty

K zápisu prijatej pošty zvoľte voľbu Pošta - Prijatá pošta cez Ctrl+N alebo použitím ikony 'Pridať' v ľavej lište , otvoríte formulár, ktorý je potrebné naplniť.

Súbor:Prijataposta1.jpg

Po použití ikony Pridať a otvorení formuláru, tento naplníte základnými údajmi o Prijatej pošte. Záznam zapíšete použitím CTRL+S alebo použitím akcie na lište vľavo Zapísať. Povinné polia otvoreného formulára, ktoré budete nahrávať môžete rozlíšiť farebným nastavením povinných polí v základných nastaveniach programu.

Pri nahrávaní prijatej pošty v otvorenom formulári je potrebné nahrať povinné položky okna:

• Podacie číslo - automaticky doťahované číslo z číselného radu
• Rok - rok sa doplní automaticky, je to údaj povinný
• Typ zásielky - výber typu zásielky z číselníka "Typu zásielky" je to povinný údaj
• Druh dokumentu - výber typu zásielky z číselníka "Druhu dokumentu",je to povinný údaj
• Vaša značka - vaša značka jednania , je to nepovinný údaj
• Priradenie oddeleniu - je to povinný údaj, vyberiete oddelenie, ktorému je prijatá pošta priradená
• Priradenie zamestnancovi - je to nepovinný údaj
• Prijaté dňa - doťahuje systémový dátum, je to povinný údaj, údaj je editovateľný v prípade potreby
• Vybaviť do - údaj je nepovinný
• Stručný obsah - stručne zapísať obsah prijatej pošty, nepovinný údaj
• Firma - firmu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre firmy
• Osoba - osobu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre osoby
• IČO - je možnosť nahrávať firmu len zápisom IČO firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Interný kód - je možnosť nahrávať firmu len zápisom interného kódu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Názov - je možnosť nahrávať firmu výberom názvu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Adresa *Ulica *Číslo orientačné *Číslo súpisné *PSČ *Mesto - adresa bude automaticky doplnená po nahratí ostatných údajov o firme alebo osobe, ak nie , tak adresa nebola nahratá k firme alebo osobe v "číselníkoch firiem" alebo v "číselníkoch osôb" a treba ju do číselníkov dopísať.

Upozornenie - Dôležité údaje pri nahrávaní firmy : Názov firmy ,IČO, DPH, Interný kód Sídlo firmy Ulica - ulica firmy Číslo orientačné - číslo orientačné Číslo súpisné - číslo súpisné PSČ - poštové smerovacie číslo Mesto - mesto sídla firmy

prijatá pošta- pošta

Dodávateľské faktúry

Dodávateľské faktúry sa nahrávajú pridaním nového záznamu v prijatej pošte, prepnutím do voľby Prijatá pošta - Dodávateľské faktúry, kde nahráte základné údaje hlavičky faktúry. Fungovanie prepojenia Pošty s faktúrami je možné nastaviť dvomi spôsobmi:

• Pri nahrávaní dod.faktúr je možnosť priamo automaticky faktúry exportovať po zápise hlavičky do modulu Sof Fakturácia
• Alebo neexportovať faktúry automaticky, ale väzbu vytvárať len po použití akcie prepoj RSD, ktorá sa nachádza vo fakturácii.

Automatický export dod.faktúry do fakturácie

Je možnosť nahrávať Dodávateľské faktúry automaticky priamo z modulu Pošta, automatickým exportom z Pošty Spin2 do Fakturácie Spin2, ak je k tomu prispôsobené nastavenie v základných nastaveniach programu v setupe.

Po nahratí a zápise faktúry v module Pošty v časti "Prijatá pošta dod.faktúra" sa zapísaná faktúra exportuje do modulu Logistika - fakturácia, kde sa zobrazí v Dodávateľských faktúrach.

Po zápise nahratého záznamu v Pošte - dod.faktúrach sa záznam pri možnej opätovnej editácii v časti povinných položiek pre fakturáciu zmrazí a nebude sa dať ďalej editovať.

Všetky ďalšie povinné údaje Dodávateľskej faktúry sa v prípade potreby dohrajú vo Fakturácii.

Pri používaní automatického exportu dodávateľských faktúr z pošty do fakturácie sa exportuje aj typ daňového dokladu , ktorý uvidíte po otvorení faktúry k editovaniu vo fakturácii.

Typ daňového dokladu sa prenesie len v prípade, že firma je platcom DPH a súčasne daňový doklad je s DPH.

Dodatočné zväzbenie faktúry v SOF

Užívateľ musí nahrať hlavičku dodávateľskej faktúry do fakturácie a po nahratí Dodávateľskej faktúry a použití akcie "Prepoj RSD" sa zväzbí s nahratou faktúrou v Pošte . Väzba prebieha cez číslo faktúry, názov firmy,fakturovanú sumu alebo po použití tlače z logistiky cez ikonu viacnásobná priama tlač alebo prostredníctvom akcie v module SOF RSD - Pošta .

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zvoľte voľbu Prijatá pošta - Došlá faktúra . Kliknutím na ikonu sa nahrávajú Dodávateľské faktúry a Dodávateľské faktúry zálohové.

Po kliknutí na ikonu Upraviť sa otvorí formulár v ktorom budete môcť upraviť položky Dodávateľských faktúr:

Tip, nápoveda Podacie číslo - doplní sa automaticky ďalšie číslo v poradí Rok - napĺňa sa automaticky, ale dá sa editovať, povinná položka Typ zásielky - doplníte typ zásielky Prijaté dňa - automaticky doplní systémový dátum, je možnosť zmeny Číslo došlej faktúry - doplní sa automaticky ďalšie číslo v číselnom rade Fakturovaná suma - suma faktúry OŠ - organizačná štruktúra Firma - Názov firmy Ulica - sídlo firmy - ulica Číslo orientačné - číslo orientačné Číslo súpisné - číslo súspisné PSČ - poštové smerovacie číslo Mesto - mesto, kde firma sídli Poštu zapísal - automaticky doplní meno užívateľa

Súbor:Img rsd prijata posta 08.jpg

Dodávateľské faktúry zálohové

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zálohovej zvoľte voľbu a prepnite sa do výberu Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra zálohová. Po kliknutí na ikonu Pridať sa Vám otvorí formulár, do ktorého budete nahrávať položky Došlých faktúr zálohových:

Tip, nápoveda Podacie číslo - doplní sa automaticky ďalšie číslo v poradí Rok - napĺňa sa automaticky, ale dá sa editovať Prijaté dňa - automaticky doplní systémový dátum , je možnosť zmeny Číslo došlej faktúry - doplní sa automaticky ďalšie číslo v číselnom rade Fakturovaná predplatba - suma faktúry OŠ - organizačná štruktúra Firma - Názov firmy Ulica - sídlo firmy - ulica Číslo orientačné - číslo orientačné Číslo súpisné - číslo súpisné PSČ - poštové smerovacie číslo Mesto - mesto, kde firma sídli Poštu zapísal - automaticky zapíše meno užívateľa

Súbor:Img rsd prijata posta 09.jpg

Po nahraní prijatej pošty, celkom nahratú poštu zobrazíte prepnutím na Pošta spolu.

Presun do evidencie

Pri nahrávaní prijatej pošty alebo pre presun do inej evidencie použite akciu:

"Presun do inej evidencie", táto akcia slúži na presunutie chybne nahraného záznamudo iného druhu pošty ako sa má nahrať

Ak nahráte omylom "prijatú poštu" do "dod.faktúry" alebo naopak.V takom prípade je možný presun do správnej evidencie použitím tejto akcie s možnosťou doplnenia ostatných položiek , ktoré nahrávaný údaj vyžaduje.

Pri exporte nahrávaného záznamu z prijatej pošty do faktúry sa nedajú doplniť polia vyžadované pri nahrávaní faktúry, ostanú zašednuté. V takomto prípade sa nebudú povinné polia v pošte nahrávať, ale sa nahrá kompletná dod.faktúra vo fakturácii.Použitím akcie "RSD Pošta" vo fakturácii sa zväzbí s tým záznamom , ktorý sa nachádza v pošte.

Prikladanie dokumentov k prijatej pošte

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba "E - dokumenty", ktorá sa nachádza v každom okne pošty . K prepojeniu a zobrazeniu priloženého "E-dokumentu" vo fakturácii, ktorý bol priložený k záznamu dodávateľskej faktúry v pošte slúži taktiež akcia " RSD - Pošta", ktorou sa doplnia údaje vo fakturácii pre "E dokumenty".