Pohľadávky - Prehľad upomienok - Pohľadávky a záväzky VS

Prehľad upomienok

Systém ponúka užívateľom možnosť jednoduchým spôsobom spracovať z neuhradených pohľadávok upomienky. Tvoria z omeškaných úhrad pohľadávok na základe splatnosti a dní omeškania úhrady pohľadávky alebo jednotlivých splátok pohľadávky. Takto spracované upomienky možno vytlačiť vo forme preddefinovaného tlačiva a zastlať odberateľom.

Upomienky možno v systéme vystaviť za predpokladu, že sú zadefinované číselníky upomienok.

Podľa počtu dní omeškania a výšky dlžnej sumy sa tvoria upomienky viacerých stupňov. Pri tvorbe upomienok systém umožňuje brať do úvahy aj podmienku, či sa má daný odberateľ upomínať alebo či sa má daná pohľadávka upomínať. Pri každom novom generovaní upomienok sa podľa nastavenia vygenerujú nové upomienky s dátumom vytvorenia aktuálnym, staré vygenerované upomienky ostávajú zachované.

Pri spracovaní upomienok možno použiť dva odlišné postupy:

1. Spracovanie upomienok
2. Postup pre spracovanie upomienok podľa firiem (Systém spracuje upomienky k pohľadávkam vybraných firiem).

Postup pre spracovanie upomienok:

Generovať upomienky

Otvorte okno Prehľad upomienok. Kliknite na akciu Generovanie upomienok. Zobrazí sa okno Generovanie upomienok ku dňu :...Vyplňte formulár uvedený v okne:

Postup pre spracovanie upomienok podľa firiem:

Otvorte okno Prehľad upomienok. Kliknite na akciu Generovanie upomienok. Zobrazí sa okno Generovanie upomienok ku dňu :...Vyplňte formulár uvedený v okne:

V prípade, že je začeknuté Výber firiem, sa upomienky vygenerujú len pre tie firmy, ktoré majú v číselníku Firma - atribúty pre PaZ pridelený konkrétny typ upomínania.

Ak nechcete vygenerovať upomienky pre všetky firmy s vybraným kódom upomínania, je možné v spodnej časti okna, označiť vybrané firmy, pre ktoré chcete generovať upomienky a systém vygeneruje upomienky len pre označené firmy.

Spracované upomienky možno prezerať priamo v okne Prehľad upomienok.

Upomienky – v záložke sú zobrazené hlavičky všetkých spracovaných upomienok, s informáciou, kto upomienky spracoval, s kódom a stupňom upomínania. Položky – v pravej časti okna sú zobrazené položky k upomienke, ktorá je označená v ľavej časti okna. Stupeň upomínania – v záložke sú zobrazené položky všetkých upomienok.

Importovať upomienky

Táto voľba je jednorazová akcia, ktorá Vám umožní naimportovať si upomienky zo systému SPIN ako počiatočný stav do SPIN2.

Hromadná distribúcia upomienok

Akcia Hromadná distribúcia upomienok (HDU) je nástroj na hromadné distribuovanie upomienok. Distribúcia môže prebiehať 2 spôsobmi :

• elektronickým dokladom so zaslaním e-mailom vo formáte PDF
• papierovým dokladom – vytlačenie dokladu a zaslanie poštou

Funkčnosť v okne Prehľad upomienok aktivujete akciou Hromadná distribúcia upomienok.

Nastavenie systému

K tomu, aby ste mohli funkčnosť využívať tak ako potrebujete, musíte v prvom rade nastaviť parametre systému.

Nastavenie spôsobu akým sa majú upomienky posielať.

Nastavenie urobíte pomocou Marketingového údaja (MÚ) firmy. Do voľby Firmy a kontakty - Marketingový údaj firmy pridáte nový záznam:

• parameter - ”EL_UPOM"
• Názov – „Upomienka elektronicky“ alebo ľubovoľný názov.

Teraz môžete nastaviť firmám, ktorým budú zasielané upomienky elektronicky nastaviť marketingovy udaj na hodnotu „A“:

Ak budete chcieť posielať upomienky elektronicky pre všetky firmy, nemusíte pre všetky firmy nastavovať marketingový údaj osobitne. V tomto prípade treba doplniť do Nastavenia pre PAZ parameter „PAZ_UPOM_HDU_TYP“ s hodnotou:

• „P“ – pre tlač upomienok a posielanie poštou
• „E“ – pre posielanie e-mailom

Program najprv zistije, či je nastavený parameter ”EL_UPOMIENKA” a prečíta jeho hodnotu, ak nie je, potom hľadá parameter „PAZ_ UPOM_HDU_TYP“ .

Nastavenie mailovej adresy, na ktorú chcete poslať upomienku.

V spojeniach firmy alebo v spojeniach osôb priradených ku firme si zadefinujete typ kontaktu „EMAIL“, v poznámke k spojeniu musí byť zadaný špeciálny príznak (#UP#). V prípade zasielania elektronickej upomienky pre jednu firmu na viac e-mailových adries, je možné do jedného riadku zapísať viac adries, ktoré budú oddelené bodkočiarkou.

Špeciálny príznak #UP# zapíšeme aj do Nastavenia pre PAZ (Kód pre identifikáciu typu EMAIL):

Pre odoslanie upomienok e-mailom je potrebné nastaviť v Nastaveniach - Spoločné nastavenia, e-mail pre odosielateľa. Kód - "DL_EMAIL_SENDERADDRESS"

Spustenie akcie

• Vygenerujete upomienky
• Označíte odberateľov, ktorým chce poslať upomienku
• Stlačíte akciu Hromadná distribúcia upomienok
• Systém zobrazí dialógové okno:

• Zostava – výberiete zo zostáv nad oknom
• Mail text – zapíšete text, ktorý bude v tele e-mailov, alebo ho vyberiete z preddefinovaných textov
• Výstup – definovanie tlačiarne, ak upomienky tlačíte
• Riadky – označenie riadkov v okne, nad ktorými sa má vykonať procedúra

Po kliknutí na tlačítko OK:

Systém prejde všetky riadky podľa zadania a buď vytlačí upomienky alebo vygeneruje e-maily podľa nastavených parametrov. Z riadku upomienky systém zistí firmu, z firmy systém zistí typ odosielania upomienok a e-mailovú adresu.

Po ukončení akcie sa vám zobrazí informačné okno s rekapituláciou o prebehnutej činnosti, text okna si môžete zapísať a uložiť do textového súboru:

Do predmetu (subject) každého e-mailu sa zapíše reťazec v tvare: Názov mandanta + “ – elektronická upomienka č. : “ + Číslo upomienky

K e-mailu bude priložená upomienka vo formáte PDF.

Upomienky vo formáte "UP_číslo". PDF sa uložia do adresára, ktorý ste si nastavili v Nastaveniach systému (Cesta k uloženému pdf súboru), ak nie je nastavená, súbory sa uložia do TMP adresára.

V okne Prehľad upomienok je možné cez databázový stĺpec dotiahnuť informácie ohľadom odoslania upomienok. Do poľa Výraz je potrebné napísať: "dl.pkPazUpomienka.getImexLogHdu(upomienka_id)".

Zostavy

Nad oknom "Zostavy" je zostava Upomienka, ktorú je možné poslať obchodným partnerom.