Spoločné číselníky - Voliteľný údaj k evidencii

Voliteľný údaj k evidencii

Voliteľné údaje je možné použiť k vlastnému evidovaniu doplňujúcich údajov k akejkoľvek evidencii používanej v SPINe. Voliteľné údaje môžete evidovať pre celý doklad, ale aj pre jednotlivé položky (riadky) dokladu. SPIN umožňuje aj také nastavenie, počas ktorého sa voliteľné údaje prenášajú medzi evidenciami - napr. voliteľný údaj z objednávky môže byť prenesený do dodacieho listu a následne do odberateľskej faktúry.

Zadefinovanie voliteľného údaja

Pre použitie voliteľného údaja je potrebné najskôr ho zadefinovať - v Spoločných číselníkoch - Voliteľný údaj k evidencii

V záhlaví okna vyberiete agendu, z ktorej bude zvolená evidencia - napr. Logistika - a potom evidenciu ku ktorej idete vytvárať voliteľný údaj - napr. Cenová ponuka, Odberateľská faktúra... A chcete pridávať voliteľný údaj, ktorý bude evidovaný k jednotlivým položkám (riadkom) v niektorej evidencii, je treba v poli Evidencia" vybrať hodnotu Položka resp. Riadok danej evidencie - napr. Riadok príjemky. V okne sa následne zobrazí zoznam všetkých voliteľných údajov, ktoré sú k vybranej evidencii už definované. Môžete pridať ďalší voliteľný údaj - po pridaní riadku vyplníte:

• Kategória - voliteľné údaje môžete členiť do kategórii, tie sú potom využívané v špeciálnych prípadoch - napr. počias importu dokladov môžu byť importované voliteľné údaje vybranej kategórie
• Názov - názov voliteľného údaja
• Kód - kód voliteľného údaja
• Poradie - poradie, v ktorom sa bude voliteľný údaj zobrazovať medzi inými voliteľnými údajmi
• Typ - typ voliteľného údaja určuje jeho možný formát - napr. dátum, číslo, text...
• Limit - môžete vyplniť maximálny počet znakov, ktoré majú byť vyplnené pre daný voliteľný údaj. Má význam pre voliteľné údaje typu Reťazec alebo Text.
• Vyžadovaný - ak zvolíte túto hodnotu, tak daný voliteľný údaj bude musieť byť povinne vyplnený počas evidencie dokladu. V tomto prípade by mal mať voliteľný údaj zvolenú aj hodnotu Zobrazovať vo formulári
• Údaj má číselník - ak túto voľbu zvolíte, tak k voliteľnému údaju musíte naplniť číselník - v druhej karte Číselník voliteľného údaja
• Evidenčná položka
• Zobrazovať vo formulári - umožní zobrazovanie voliteľného údaja priamo vo formulári dokladu - užívateľ potom môže tento voliteľný údaj zadávať priamo počas evidencie základných údajov hlavičky dokladu/resp. konkrétnej položky ak ide o voliteľný údaj k položkám.
• Systémový údaj
• Nezobrazovať - ak túto voľbu zvolíte, tak voliteľný údaj už nebude pre užívateľov viditeľný - napr. ak sa jedná o voliteľné údaje, ktoré sa používali ale v budúcnosti už nie sú potrebné

Vytvorenie číselníka voliteľného údaja

Každý voliteľný údaj, ktorý má zvolenú voľbu Údaj má číselník musí mať tento číselník naplnený. Jeho naplnenie je možné v druhej karte okna Voliteľný údaj a môže byť naplnený ľubovoľnou množinou hodnôt. Z tejto množiny hodnôt vyberajú užívatelia, keď zadávajú voliteľný údaj k dokladu/riadku dokladu.

Väzba na evidenčné položky

Každý voliteľný údaj sa vytvára k nejakej konkrétnej evidenčnej položke. V karte Väzba medzi evidenčnými položkami môžete ale vymenovať ďalšie evidenčné položky, ku ktorým bude tento voliteľný údaj patriť - napr. voliteľný údaj vytvorený k Predajnej objednávke môže byť následne priradený aj k Dodaciemu listu, Odberateľskej faktúre - bude sa zobrazovať vo všetkých dokladoch daných evidencií a ak majú doklady medzi sebou súvislosť, môže sa medzi evidenciami kopírovať počas generovania dokladu.

Voliteľný údaj k evidencii - samostatné použitie pre modul Evidencia majetku

Pre agendu Majetok systém zobrazuje voliteľné údaje v okne Stav a Pohyby v záložke Voliteľné údaje, zadané pre typ evidencie Stav IM(EMO), Stav DIM(EMO)

Vypnutie zobrazovania voliteľného údaja

v okne Voliteľný údaj k evidencii je doplnený Typ evidencie - Dokument, pridaný voliteľný údaj sa zobrazuje v záložke E-dokumenty vo všetkých oknách