Odoslaná pošta - Pošta

Nahrávanie odosielanej pošty

Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky .

Farbu povinných polí položiek si nastavíte v setupe ako voliteľnú položku sami.

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Po nahraní záznamov odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)

Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) musíte byť v režime Pošta spolu

Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len tá odoslaná pošta, ktorá v Číselníku pošty, v type zásielky obsahuje príznak 'doporučená' a 'platná'

• Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) postupujte tak, že kurzorom označíte odosielané zásielky. Program sám vyberie do poštového podacieho hárku len tie, ktoré majú príznak doporučený.

• Ak neoznačíte zásielky, program vyberie do "PPH" všetky zásielky, ktoré majú príznak doporučený a platný a sú v stave zaevidovaný .

Pri označovaní odoslanej pošty a vytváraní "PPH" treba označiť poštové zásielky zo dňa, ktorý práve spracúvate. Ak by sa v odoslanej pošte nachádzala odoslaná pošta v stave "zaevidovaný" , doplnila by sa pri neoznačovaní záznamov z konkrétneho dňa do vytváraného PPH a po vytvorení "PPH" by sa zobrazili ako položky s nesprávnym dátumom.

• Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
• Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.

Typy úhrad PPH

• v hotovosti
• poštovými známkami
• prevodom z účtu
• výplatným strojom
• úverom poštovného

Rozdielnym výberom Spôsobu úhrady, Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce .

Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda

Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda
• Hmotnosť
• Dobierka
• Poistenie
• Výplatné
• Trieda
• Doplnkové služby
• Poznámka

Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.

Upozornenie - Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?

Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF formáte, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.

Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .

Odberateľská faktúra

Vo voľbe Odoslaná pošta - Odberateľská faktúra - kliknutím na akciu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.

Väzbu musíte mať nastavenú v parametroch programu pre logistiku Postup nájdete v pracovnom postupe Ako prepojiť poštu s faktúrami.

Export do Pošty vykonáte prostredníctvom akcie "RSD-Pošta" v module logistika (SOF) nad oknom Odberateľskych faktúr .

Zobrazí sa okno s informáciou o výsledku spracovania, napríklad:

Po načítaní v Pošte sa zobrazia spolu s priloženými dokumentami v karte E-dokumenty, ktoré môžete po použití akcie Zobraziť dokument zobraziť.

Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum. Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.

Faktúry odoslané elektronicky

Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky - Spôsob zaslania = elektronicky, sa budú evidovať v odberateľských faktúrach, ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok, (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.

Odberateľská zálohová faktúra

Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu 'Odoslaná Pošta - odberateľská faktúra - zálohová' .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty - odberateľskej faktúry zálohovej.

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať ' odberateľské faktúry zálohové ' priamo do modulu SOF - fakturácia - odberateľské faktúry zálohové, kde nahratím odberateľskej faktúry zálohovej bude táto priamo exportovaná do modulu 'Pošta'.

Upozornenie:' Priložená dokumentácia' ku exportovanej faktúre sa po zápise priloženého dokumentu v záložke "E - dokumenty" a použití akcie "RSD-Pošta" zobrazí v odoslanej pošte - odberateľskej faktúre aj zálohovej záložka " E - dokumenty".

V module 'Pošta' je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým '"povinné polia"', ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu. Pre správnu funkcionalitu exportu do 'odoslanej pošty - odberateľskej faktúry zálohovej' je nutné vykonať niektoré nastavenia v oboch moduloch: v 'Pošte' a v module 'Fakturácia'.

Prenos priložených dokumentov do Pošty - E-dokumenty: Ak sú k faktúre pridávané v záložke '"E-dokumenty"' naskenované dokumenty , napríklad naskenovaná zálohová faktúra, je potrebné pre vytvorenie väzby a exportovanie priloženého dokumentu do pošty použiť akciu :

Viac o nastaveniach pre modul Pošta bude uvedené zvlášť.

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

Hromadná úprava odberateľských faktúr

Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF Odberateľské faktúry, tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu Hromadná úprava, kde hromadne doplníte "spôsob zaslania" a typ poštovej zásielky, teda či je zásielka doporučená alebo obyčajná.

Upozornenie - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je : Typ zásielky, Cenník pošty a Zaslalo oddelenie, ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.

Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.

Spôsob zaslania značí, či bude pošta zasielaná prvou alebo druhou triedou s čím súvisí aj cena poštovej zásielky a typ poštovej zásielky, čo je doporučená alebo obyčajná zásielka.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta