Odoslaná pošta - Pošta

Nahrávanie odoslanej pošty

Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky .Farbu povinnej položky si môžete nastaviť v setupe ako voliteľnú položku sami. Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

            Súbor:Odoslanaposta1.jpg

                                                         Súbor:Odoslanaposta2.jpg

Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

Ukladanie a skenovanie dokumentov

K ukladaniu dokumentov do E - dokumentov použijete funkcie, ktoré sa nachádzajú v jednotlivých oknách. Slúži k tomu záložka E-Dokumenty, kam sa oskenované dokumenty týkajúce sa odoslanej, ale aj prijatej pošty a jednotlivých tlačív, ukladajú a archivujú.

Pre priradenie dokumentu používame funkcie Priradiť a Pridať ,pre zobrazenie priloženého dokumentu slúži funkcia Zobraziť a pre odstránenie dokumentu akcia Odstrániť .

Funkcia Priradiť priradí zápisu už predtým použitý alebo uložený dokument , ktorý sa nachádza medzi výberom priradených dokumentov a vyberá sa z ponuky vyberača - rozbaľovacieho zoznamu dokumentov, ktoré sa nachádzajú v databáze.

Funkcia Pridať slúži na pridanie nového dokumentu výberom z uložených dokumentov vo vašom počítači, alebo naskenovaním dokumentu a priložením alebo vložením dokumentu zo šablóny, ktorá je uložená v databáze. Prikladané dokumenty sa ukladajú s možnosťou výberu spôsobu uloženia a s možnosťou viditeľnostik zdieľaniu so všetkými užívateľmi alebo len pre práve prihláseného používateľa.

Vytváranie Poštového podacieho hárku

Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) postupujete tak , že kurzorom označíte všetky odosielané doporučené zásielky, program sám vyberie do poštového podacieho hárku len tie zásielky, ktoré majú v číselníkoch v stĺpci Doporučene príznak doporučený. Príznak doporučený sa zadáva v číselníkoch v Typoch zásielok začiarknutím poľa doporučený a platný. Takto označené doporučené zásielky sa budú doťahovať do Poštového podacieho hárku (PPH) v odoslanej pošte a až po zmene príznaku Zaevidovaná na Odoslaná sa budú doťahovať aj do Výplatného zúčtovacieho lístku.

• PPH sa vytvára použitím ikony 'Vytvor podacie hárky' vo voľbe Odoslaná pošta - Pošta spolu.
• Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
• Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.
• Po potvrdení program vygeneruje poštový podací hárok , ktorý pokiaľ v ňom už nebudete vykonávať zmeny, môžete hneď vytlačiť a v 'Prehľade poštových podacích hárkov' rozkliknutím konkrétneho záznamu zmeníte príznak záznamu zo "'Zaevidovaný'" na "'Odoslaný'".
• Príznak záznamu 'Odoslaný'je možné kedykoľvek zmeniť opravou na 'Zaevidovaný' a ďalej editovať alebo vykonať iné úpravy.

Rozlíšenie doporučenej zásielky od obyčajnej zásielky je zapracované do Číselníkov pošty - typy zásielok, kde sa nachádza typ poštovej zásielky označený ako "doporučený" a "platný".

Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť. Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .Ak ste nastavení v druhej karte ,vidíte tu záznamy, ktoré boli do poštového podacieho hárku pridané.

Upozornenie - Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň jeden raz vygenerované , program zahlási : Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať

Po kladnom potvrdení bude ponúknuté dialógové okno, v ktorom zadáte podacie číslo, od ktorého sa Vám do PPH budú číslovať podacie čísla doporučených záznamov v postupnom číselnom rade.

Typy úhrad PPH

• v hotovosti
• poštovými známkami
• prevodom z účtu
• výplatným strojom
• úverom poštovného

Rozdiel vo výbere Spôsobu úhrady, Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce .

Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda

Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda
• Hmotnosť
• Dobierka
• Poistenie
• Výplatné
• Trieda
• Doplnkové služby
• Poznámka

Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.

Ku každej odosielanej pošte je možnosť prikladať v druhej karte E-dokumenty naskenované odosielané dokumenty napríklad vyšlé faktúry .

Okno ponúka pohľad aj na poštu spolu.

Vyšlé faktúry

Vo voľbe Odoslaná pošta - Vyšlé faktúry - kliknutím na ikonu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované vyšlé faktúry z logistiky.

Boli vyexportované do Pošty prostredníctvom ikony v module SOF Iné akcie - prepojenie na poštu - RSD. Po načítaní v Pošte sa zobrazia spolu s priloženými dokumentami v karte E-dokumenty,ktoré môžete po použití akcie Zobraziť dokument zobraziť.

Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum.Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.

Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky sa budú evidovať vo Vyšlých faktúrach, ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je (PPH) poštový podací hárok , (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.

Hromadné označovanie vyšlých faktúr

Ak sú do pošty vyslané Vyšlé faktúry , tak pre zasielanie im treba doplniť príznaky dôležité pre zasielanie poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať sme dopracovali možnosť hromadnej úpravy, cez ikonu Hromadná úprava, kde sa doplní spôsob zaslania a to, či je poštová zásielka zasielaná doporučenou poštou.

Upozornenie - Po exporte VF z modulu SOF do pošty sa do vyšlých faktúr musia doplniť aj povinné položky ako je : Typ zásielky a Cenník pošty,ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.

Súbor:Img rsd odoslana posta 14.jpg

Ak je zasielané väčšie množstvo VF je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou. Spôsob zaslania značí, či bude pošta zasielaná prvou alebo druhou triedou s čím súvisí aj cena poštovej zásielky a typ poštovej zásielky, čo je doporučená alebo obyčajná zásielka.