Evidencia CP podľa workflow pre RBP

V tomto článku je postup krokov od zaevidovania cesťáku až po jeho uzavretie v systéme 3. stupňového schvalovania cez rozpočtové doklady, tak ako to bolo zrealizované pre Revírní bratskou pokladnu - zdravotní poišťovnu (RBP).

Do procesu vstupujú nasledujúce role:

• Zadávateľ cestovného príkazu (CP), pracovník odboru
• Jeho priamy nadriadený, schvaľovateľ CP
• Správca rozpočtu pre CP
• Účtovník pre CP

Postup krokov pred cestou

1. Pracovník odboru zaeviduje CP:

• pridá nový záznam, vyplní jeho hlavičku
• nahrá Predpokladané náklady
• nahrá Zálohy - nahratím zálohy sa zároveň vytvorí rozpočtový doklad CP
• Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie pred cestou jeho priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

2. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad na schválenie správcovi rozpočtu pred cestou

Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

3. Správca rozpočtu:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow doklad schváli pred cestou.

Akcia schválenia vytvorí v neúčtovnej pokladničnej knihe výdajový pokladničný doklad zálohy.

Zároveň je poslaný zadávateľovi e-mail (avízo) o tom, že CP má schválený a môže si ísť vybrať do pokladne zálohu.

Stav CP za zmení na "Schválený"

4. Účtovník (pokladník):

Účtovník (pokladník) skontroluje v evidencii Pokladňa príslušný pokladničný doklad, vyplatí zálohu.

• Akciou Presunúť PD presunie doklad z neúčtovnej do účtovnej pokladne.

Stav CP za zmení na "Vyplatený"

Postup krokov po vykonaní cesty

1. Pracovník odboru vyplní údaje o ceste:

• Nahrá jazdy (tam a späť)
• Nahrá svoje výdavky, výdaje sa automaticku prenesú do rozpočtového dokladu - čerpané.
• Nahrá stravné akciou Generovať stravné

• Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie po ceste jeho priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

Stav CP sa zmení na "Vyplnený"

2. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie po ceste

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad takto:

Môžu nastať 2 stavy:

• Ak výdaje na cestu prekročili schválenú zálohu pred cestou, doklad sa musí posunúť na schválenie opäť správcovi rozpočtu a až ten ho následne presunie na účtovníka.
• Ak sú výdaje menšie alebo rovné žiadanej zálohe, doklad môže posunúť priamo účtovníkovi na zadávanie náhrad

Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu (resp. účtovníkovi) e-mail (avízo) o CP.

3. Účtovník: